Канцтовары купить - не за молоком сходить: трудности в работе офис-менеджера при заказе канцтоваров?

Среди прочих обязанностей, должность офис-менеджера предполагает снабжение фирмы канцелярскими принадлежностями. И часто именно это представляет определённую сложность. Существуют общие для всех офис-менеджеров трудности, связанные с покупкой канцелярии.

Формирование заказа на покупку канцтоваров

При сборе заказа на канцтовары не важно, работаете ли вы офис-менеджером в маленькой фирме с несколькими десятками сотрудников или в крупной компании с большим штатом. Разница лишь в количестве заказываемых единиц канцелярии. Ассортимент для всех офисов примерно одинаков: бумага для принтера, шариковые ручки, папки-скоросшиватели, скрепки, бумага для записей, картриджи для принтера и т.п. Как собрать заказ со всех работников компании – первая трудность, с которой сталкиваются офис-менеджеры. Если ваша фирма маленькая, можно собрать заказы с каждого сотрудника. В более масштабной компании это лучше делать по структурным подразделениям. Постоянно отслеживайте остатки канцтоваров. Это позволит вам избежать неожиданной нехватки нужных принадлежностей.

Решение:

  • Составьте удобную таблицу, которая бы позволила сотрудникам оперативно вносить информацию, какая канцелярия необходима, в каком количестве. Это сэкономит время на формирование заказа. Предусмотрите в этой таблице отдельную графу, куда вы потом впишете стоимость товара.
  • Готовьтесь к очередному заказу заранее. Если, например, вы заказываете канцтовары в январе и июле каждого года, то подготовку начинайте не позднее декабря и июня.
  • Определите для себя «буферное время» - небольшой отрезок времени на случай, если какое-то подразделение задержит подачу информации. Так вы не выйдете за рамки срока, и сохраните спокойствие.

Оптимизация заказа

Опытного офис-менеджера от начинающего отличает умение планировать. Грамотному офис-менеджеру важно проанализировать полученную информацию по канцтоварам и оптимизировать будущий заказ. В данном случае необходимо учесть не только потребности сотрудника или подразделения в канцелярии, но и интересы компании. Офис-менеджер, многократно оформлявший заказы на канцтовары, знает с чем впоследствии ему придётся столкнуться. Например, новичок-секретарь приобрёл для сотрудников ручки по 1 или 2 шт. на человека. Но шариковые ручки – это расходный материал. Они постоянно теряются, ломаются. И сотрудники идут к офис-менеджеру с требованиями выдать им новые. А запасных нет. Расходных материалов (ручки, скрепки) стоит закупать чуть больше. Они всегда должны быть в наличии. Канцтовары с маленьким сроком годности (клей-карандаш, жидкий корректор, маркер), наоборот, лучше покупать в небольшом количестве. Эти товары быстро высыхают, поэтому лучше чаще приобретать свежие партии в количестве, необходимом для текущего использования.

Решение:

  • Проанализируйте предыдущие заказы: чем чаще всего пользуются сотрудники, а чем реже, какие товары могут быстро выйти из строя. Исходя из этого корректируйте общее количество текущего заказа.

Поиск приемлемой цены

Покупать канцтовары в разных магазинах неудобно и финансово не выгодно. Более эффективно заказать всю требуемую продукцию в одном месте. Это также сократит расходы на доставку, время на переговоры. Ищите информацию о ценах на канцтовары в Интернете. Многие магазины размещают на своих сайтах прайс-листы на всю продукцию, что удобно при сравнении цен.

Решение:

  • Заранее узнайте в бухгалтерии или у руководителя, какой бюджет выделен на покупку канцелярии. Эта информацию сузит круг поисков фирм-поставщиков, и вы сэкономите своё время.
  • В таблицу потребностей в канцтоварах, которую вам заполнили сотрудники, впишите цены на те канцелярские товары, которые будете заказывать. Так вы сможете сравнивать цены.

Выбор поставщика

Даже если найден поставщик, у которого можно купить все канцтовары по приемлемой цене, это не означает, что с данной компанией вы будете работать. Есть много скрытых моментов, которые потом могут неприятно удивить: неправильная комплектация, плохая упаковка, проволочки с поставкой или подписанием документов. Сделайте контрольную закупку у понравившегося поставщика. Закажите у него несколько наименований товаров, но маленькими партиями. Так вы сможете понять, как работает поставщик.

Решение:

  • Перед началом переговоров с выбранным поставщиком, составьте вопросы, которые вы зададите в ходе беседы. Постарайтесь узнать максимально всё то, что вас интересует.
  • Соберите в Интернете отзывы о поставщике.
  • Во время переговоров чётко перечислите свои пожелания к комплектации, упаковке, доставке заказа, а также правила оформления документации.

Про недостатки и преимущества покупки канцтоваров на улице можно прочитать в нашей статье "Канцтовары на рынках и в киосках - преимущества и недостатки покупки".